Seit Ende Juli läuft unsere Nextcloud bei cpcMomentum auf einem eigenen Server. Vorher lag sie bei Hosting.de, einem Managed-Anbieter. Dieser übernimmt den kompletten Betrieb, also Updates, Backup, das Angebot an Apps und alles Weitere. Im Mai habe ich hier geschrieben, dass dieser Weg zwar bequem ist, aber Nachteile mit sich bringt. Vor allem, was die Nutzung eigener Nextcloud-Apps angeht. Damals habe ich angekündigt, dass ich berichte. Das hole ich jetzt nach.
Ich will hier zwei Dinge aufzeigen. Erstens, was der eigene Betrieb im Vergleich zum gemieteten Tarif kostet. Zweitens, ob sich der Aufwand gelohnt hat.
Was mit der managed Nextcloud nicht funktioniert hat
Wir waren mehrere Jahre bei diesem Anbieter, und für den normalen Betrieb war das eine gute Wahl. Dateien, Kalender, Kontakte, Talk, Office und der Austausch im Team haben sehr gut funktioniert.
Nicht möglich war alles, was über den Lieferumfang hinausgeht. Eigene Apps kann ich dort nicht installieren. Der Anbieter gibt vor, welche Apps man nutzen kann. Ich habe mehrfach beim Support nachgefragt und jedes Mal dieselbe negative Antwort bekommen.
Das ist kein Vorwurf. Ein Anbieter, der den Betrieb verantwortet, muss wissen, was auf seinen Servern läuft. Er sagt Verfügbarkeit zu, und diese Zusage kann er nur geben, wenn er kontrolliert, was installiert wird. Das ist nachvollziehbar. Es passt nur nicht zu dem, was wir vorhaben.
Konkret waren es vier Dinge:
- Wir setzen eigene Nextcloud-Apps ein, die ich selbst gebaut habe: eine Arbeitszeiterfassung, eine Vertragsverwaltung und eine App für elektronische Rechnungen. Auf managed Nextcloud lassen sie sich nicht installieren.
- Rund um Nextcloud entsteht laufend Neues. Ich probiere das gerne direkt im Alltag aus, um festzustellen, ob es zu uns passt. Hier ist über die Jahre zu wenig beim Hoster passiert.
- Ich kann Besprechungen mitschneiden und daraus Transkripte erzeugen lassen. Das nutze ich inzwischen täglich. Auf dem alten Tarif gab es das nicht.
- Nextcloud hat den Austausch zwischen zwei eigenständigen Installationen zuletzt deutlich ausgebaut. Zwei Firmen können damit zusammenarbeiten, ohne dass eine von beiden ihre Daten aus der Hand gibt. Ich möchte das zwischen zwei Unternehmen von mir ausprobieren. Vielleicht später auch mit anderen Unternehmen. Testen konnte ich es bis jetzt nicht, weil ich die notwendigen Apps dazu nicht installieren konnte.
Der Widerspruch bei den eigenen Nextcloud-Apps
Eine Sache war mir dabei zunehmend unangenehm. Ich entwickle Nextcloud-Apps im Namen von cpcMomentum. Ich schreibe hier über sie, ich stelle sie im Nextcloud App Store bereit und andere Unternehmen setzen sie ein. In unserer eigenen Firmen-Cloud konnte ich sie nicht verwenden. Das ist nicht sonderlich authentisch, und es ist frustrierend, selbstgebaute Produkte nicht einsetzen zu können. Für mich hat das am Ende mehr gezählt als die Kostenfrage.
Warum ausgerechnet jetzt
Der Plan lag seit April in unseren Unterlagen. Passiert ist bis Mitte Juli nichts, weil es keinen Zwang gab.
Dann stand ein Termin fest. Zum 1. August bekommen wir neue Mitarbeiter. Damit wurde die Arbeitszeiterfassung von einer guten Idee zu einer Notwendigkeit, denn Arbeitszeit muss in Deutschland erfasst werden. Außerdem macht es einen Unterschied, ob ich neue Kollegen einmal einrichte oder erst auf der alten Instanz und wenige Wochen später noch einmal auf der neuen.
Ab da ging es zügig. Von der ersten Anfrage beim alten Anbieter bis zum Produktivbetrieb waren es elf Tage. Das ging vor allem deshalb so schnell, weil wir es nicht zum ersten Mal gemacht haben. Bei der bedethi GmbH sind wir Anfang des Jahres schon einmal umgezogen, damals von Microsoft weg. Dort haben wir einiges gut gemacht und einiges schlecht. Der zweite Umzug lief deutlich ruhiger als der erste.
Was der Umzug kostet
Die managed Nextcloud hat 39,00 Euro im Monat gekostet. Der eigene Server kostet 35,49 Euro, dazu kommen 3,20 Euro für den Speicher, auf dem die Sicherungen liegen. Zusammen sind das 38,69 Euro, also 31 Cent weniger als vorher.
Das liegt daran, dass die günstigere Baureihe ausverkauft war. Mit ihr wären es 19,69 Euro im Monat gewesen und damit rund fünfzig Prozent weniger als vorher. Sie setzt allerdings auf älterer Hardware auf. Der Server, den wir jetzt betreiben, ist aktuell. Wechseln können wir über die Datensicherung jederzeit, sobald die günstigere Baureihe wieder lieferbar ist.
Am Geld lag es also nicht. Mit dem Server, den ich wollte, wäre es deutlich günstiger geworden. So ist es ungefähr gleich geblieben. Ausschlaggebend war der Preis in keine Richtung.
Was der Umzug an Arbeit kostet
Neben den Kosten auf der Rechnung ist vor allem Arbeit dazugekommen.
Ich muss mich jetzt darum kümmern, dass der Server aktuell ist und die Nextcloud auch. Wenn es Probleme gibt oder wir angegriffen werden, bin ich verantwortlich und muss die Lösung finden. Das sind Aufgaben, die vorher jemand anderes übernommen hat. Für uns ist das eine ganz erhebliche Umstellung.
Ich habe versucht, so viel wie möglich davon zu automatisieren. Sicherungen laufen nachts, Updates laufen nachts, Statusmeldungen landen in einem eigenen Chat. Die Verantwortung bleibt trotzdem bei mir.
Ein Beispiel dafür kam kurz nach dem Umzug. Die Datensicherung für den neuen Server war vollständig eingerichtet, lief aber nicht. Es fehlte die Angabe, wann sie starten soll, und ohne die tut sie nichts. Eine Fehlermeldung gibt es dabei nicht. Gefährlich war das nicht, weil in dieser Zeit noch die alte Instanz lief und die Daten dort unverändert lagen. Aber eingerichtet und laufend sind zwei verschiedene Dinge, und das System sagt einem das nicht von selbst. Aufgefallen ist es, als wir die Liste mit den offenen Punkten nach dem Umzug abgearbeitet haben.
Was ich dafür bekommen habe
Die vier Punkte von oben sind erledigt oder in Reichweite. Unsere eigenen Apps laufen jetzt bei uns, und mit dem Bauen bin ich noch nicht fertig. Ich kann ausprobieren, was rund um Nextcloud neu entsteht, und zwar direkt im Alltag. Besprechungen schneide ich mit und lasse Transkripte erzeugen.
Dazu kommt der Zugang zur Verwaltung der eigenen Instanz. Das klingt selbstverständlich, war es aber nicht. Unser bisheriges Administrator-Konto hieß zwar so, konnte aber nichts verwalten.
Ein Wort zu Hosting.de
Die Herausgabe unserer Daten hat hervorragend funktioniert, und das gehört fairerweise dazu.
Die Daten kann man nicht selbst herunterladen, dafür gibt es keinen automatischen Weg. Man muss nachfragen und genau beschreiben, was man braucht. Das haben wir im Lauf einer Woche zwei- bis dreimal getan, und jedes Mal kam innerhalb weniger Stunden eine fundierte Antwort. Die finale Mail mit dem Wunsch nach der Datensicherung ging an einem Freitagnachmittag raus, am Montag um 15 Uhr lagen die Daten bereit.
Das ist genau so, wie man sich das von einem Dienstleister vorstellt. Wer mit den Einschränkungen in Richtung verfügbarer Apps leben kann, bekommt dort ein stabiles Angebot. Ich kann das uneingeschränkt empfehlen. Es passt nur nicht mehr zu dem, was wir vorhaben.
Was bleibt
Beim Geld hat sich für uns kaum etwas verändert. Dazugekommen ist Arbeit, dazugekommen sind aber auch die Möglichkeiten, die wir vorher nicht hatten. Für mich geht diese Rechnung auf.
Mir war das gemietete Angebot schlicht zu statisch. Ich wollte nicht bei jedem neuen Vorhaben wieder an dieselbe Grenze stoßen.
Bleibt die Frage, wie ein Umzug dieser Größe in elf Tagen zu schaffen ist, ohne Entwicklerteam und ohne dass ich selbst ein IT-Profi wäre. Ganz ehrlich: Der einzige Grund, warum wir so ein Projekt überhaupt angehen können, ist die KI. Sie hat die Vorschläge geliefert, wie der Umzug genau abläuft. Ich habe meinen gesunden Menschenverstand und das bisschen IT-Wissen eingebracht, das ich habe. Wie diese Zusammenarbeit konkret aussah, auch an den Stellen, an denen es gehakt hat, beschreibe ich im nächsten Artikel.
Die Konten ziehen wir gerade nach und nach um, ein Teil der Kollegen ist im Urlaub. Die alte Instanz lassen wir noch einige Wochen parallel laufen, bevor wir sie kündigen. Und die Zusammenarbeit zwischen zwei eigenen Nextclouds, der Punkt, der mich am meisten interessiert, steht noch aus.
Ich werde berichten.