Seit einiger Zeit nutze ich ein separates Tool für die Terminbuchung mit Externen. Es läuft. Aber es ist ein weiteres System, ein weiterer Login, eine weitere Rechnung. Die Nextcloud bringt seit ein paar Versionen eine eigene Terminbuchung mit - die Idee war: ein Tool weniger im Stack.
Am Ende des Tests war klar: Für den Kontakt mit Kunden bleibe ich beim bisherigen Tool. Eine Nachfolgelösung werde ich suchen, nur nicht in der Nextcloud.
Der Anlass
Mein Hauptkalender liegt bei Mailbox.org. Das ist der Kalender, den ich auf allen Geräten synchron halte, in den ich die Arbeitstermine aus den verschiedenen Firmen eintrage. Für eine Terminbuchung bedeutet das zwei Anforderungen: Die Buchungsseite muss gegen diesen Kalender prüfen, ob ich frei bin. Und Buchungen müssen auch dort landen, nicht irgendwo anders.
Die erste Seite war schnell gelöst. Mailbox.org bietet für jeden Kalender eine öffentliche iCal-URL, die sich ohne Login abfragen lässt. Den Link hatte ich zunächst an der falschen Stelle gesucht - die CalDAV-URL, die einem naheliegend erscheint, ist passwortgeschützt und funktioniert für ein Nextcloud-Abo nicht. Nach kurzer Umstellung in den Freigabe-Einstellungen von Mailbox.org war der veröffentlichte iCal-Link da, und die Nextcloud zeigte meine Termine korrekt als belegt an.
Dann kam das eigentliche Einrichten der Buchungsseite. Hier fing an, was sich über den Vormittag zieht: die Erkenntnis, dass der Abstand zwischen "Feature ist da" und "Feature ist geeignet" größer sein kann, als man hofft.
Was dann kam
Die integrierte Terminbuchung in der Nextcloud-Kalender-App ist funktional in dem Sinn, dass man Slots anlegen, Dauer einstellen und einen Link teilen kann. An jeder zweiten Stelle hakt aber etwas, das für interne Nutzung unkritisch ist und nach außen unprofessionell wirkt.
Die Vorlaufzeit, also wie kurzfristig jemand einen Termin buchen darf, kommt aus einem festen Dropdown. Zwei Stunden ist zu wenig für eine seriöse Vorbereitung, sechs Stunden oft zu viel. Dazwischen gibt es nichts. Ein Eingabefeld für vier Stunden? Nicht vorgesehen.
Die Mail, die ein Buchender erhält, wirkt wie aus einem frühen Entwurf stehen geblieben. "Übermorgen, 10:00" als Datum in der Bestätigung. Der Betreff, der den Namen des Buchenden mit dem Namen des Termintyps kombiniert und dabei das zweimal vorkommende "Axel" nicht auffallend bereinigt. Ein Termin-Dokument als Anhang, das der Empfänger manuell in seinen Kalender ziehen muss, weil die Mail keine Annehmen-Buttons enthält, wie man sie von klassischen Meeting-Einladungen kennt. Wer aus dem Outlook- oder Apple-Mail-Umfeld kommt, erwartet das; hier fehlt es.
Dann der Moment, an dem ich einen Test-Buchenden nachträglich als Teilnehmer zum Termin hinzufügte, um zu sehen, ob eine normale Einladungsmail ausgelöst wird. Sie wurde ausgelöst. Zusammen mit einer zweiten, unerwünschten Nachricht: Eine Einladung in eine "private Unterhaltung" auf der Nextcloud. Die Buchungsfunktion legt automatisch einen Talk-Videokonferenz-Raum an und lädt den Externen dorthin ein - auch wenn ich das gar nicht gewollt habe und der Kunde mit der Nextcloud nichts zu tun haben soll. Das lässt sich pro Termintyp abschalten, der Default ist aber an. Wer es nicht merkt, schickt zu jeder Buchung eine kleine Kaskade von Mails raus, die für den Empfänger keinen Sinn ergeben.
Der letzte Punkt, der für mich entschieden hat: Buchungen landen in der Nextcloud. Mein Mailbox.org-Kalender bleibt davon unberührt. Das heißt, ich müsste jede Buchung entweder manuell nachtragen oder einen eigenen Sync-Mechanismus bauen, der die Nextcloud zum Mailbox.org-CalDAV zurückspielt. Damit ist die ursprüngliche Idee - Tools reduzieren - schon wieder aufgehoben, weil an ihre Stelle eine Pipeline tritt, die ich selbst betreibe.
Ich habe daraufhin eine Drittanbieter-App aus dem Nextcloud App Store ausprobiert, die diese Lücke schließen sollte. Sie wird aktiv gepflegt, was erfreulich ist, und auf den ersten Blick wirkt der Funktionsumfang umfassender. Aber die Slot-Konfiguration ist umständlich. Termine werden über einen Dialog mit Anzahl und Dauer erzeugt und landen an einer vom System gewählten Stelle im Wochenplan. Präzises Positionieren: nicht vorgesehen. Das zentrale Problem mit der Einladungsmail besteht dort im Übrigen genauso. Das zugehörige Issue im GitHub-Repository der App steht seit fast drei Jahren offen, ohne Maintainer-Antwort. Auch der Blick in die Roadmap der Nextcloud-eigenen Lösung zeigt: Ein generalüberholtes "Appointments 2.0" ist seit über einem Jahr in der Design-Phase, ohne dass in absehbarer Zeit Bewegung zu erwarten wäre.
Was ich daraus gelernt habe
Vorhandensein sagt nichts über Reifegrad. Ich hatte angenommen, dass ein Feature, das in einer etablierten Plattform integriert ist, auch entsprechend ausgereift sein muss. Das ist ein Fehlschluss. Es gibt Features, die jemand vor drei Jahren eingebaut hat, weil sie für einen konkreten Anwendungsfall gebraucht wurden, und die seitdem in ihrem Grundzustand verharren. "Ist dabei" heißt nicht "ist gut".
Für externe Kommunikation gelten andere Maßstäbe als für interne. Unter Kolleginnen und Kollegen fällt es nicht auf, wenn eine Einladungsmail aussieht, als hätte sie jemand zwischendurch gebastelt. Gegenüber einem Kunden, der bei mir einen Termin bucht und vielleicht das erste Mal mit mir Kontakt hat, wirkt das anders. Wer bei mir einen Termin bucht, bildet sich in dem Moment einen Eindruck - und ich habe es in der Hand, wie dieser Eindruck ausfällt.
Der Wunsch, Tools zu reduzieren, ist nachvollziehbar, aber er ist nicht das oberste Kriterium. Er war hier der Ausgangspunkt, und er hätte beinahe dazu geführt, dass ich eine schlechtere Lösung einer funktionierenden vorgezogen hätte. Das ist ein Muster, das mir bei anderen Gelegenheiten auch begegnet: Eine Eigenschaft einer Lösung - günstiger, integrierter, eleganter im Stack - gewinnt im Denken die Oberhand über die Frage, ob die Lösung den eigentlichen Zweck gut erfüllt.
Die tiefere Lektion
Die konsequente Frage in solchen Situationen ist nicht "Kann das Tool X?", sondern "Ist das Tool gut genug in dem, was ich wirklich brauche?". Das ist eine Verschiebung, die mir im Nachhinein offensichtlich erscheint, die im konkreten Moment aber verloren geht, wenn man einmal einen Pfad eingeschlagen hat.
In diesem Fall war das Anliegen nie "Ich will ein integriertes Feature nutzen", sondern "Ich will bei Kunden einen professionellen ersten Eindruck hinterlassen". Alles andere ist Mittel zum Zweck. Sobald das Mittel den Zweck unterläuft, muss das Mittel gehen.
Die Nextcloud ist für vieles das richtige Werkzeug. Für die Datenhaltung, für den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, für eigene Apps, die ich selbst weiterentwickle. Ob die eingebaute Terminbuchung für interne Zwecke taugt - Familienkalender, Teamfindung, geschlossene Gruppen - will ich hier gar nicht beurteilen, dazu habe ich sie nicht getestet. Für den Kontakt mit Kunden aber reicht sie aktuell nicht.
Was jetzt anders ist
Die bisherige Lösung läuft weiter. Kein übereilter Wechsel, solange keine bessere steht. Ich werde mir in den nächsten Wochen Zeit nehmen, eine passende Nachfolgelösung auszuwählen - eine, die direkt mit meinem Mailbox.org-Kalender sprechen kann, damit der Rücksync wegfällt, und die die Einladungsmails so verschickt, dass Empfänger sie mit einem Klick annehmen können.
Wenn das funktioniert, ist es am Ende tatsächlich ein Tool weniger in meinem Stack, nur anders als gedacht. Nicht, indem die Nextcloud das Terminbuchungs-Tool ersetzt, sondern indem die Buchung direkt in den Kalender geht, der ohnehin führend ist. Dann fällt die Zwischenstation, die ich eigentlich einbauen wollte, einfach ganz weg.
Aber zuerst: sorgfältig prüfen, was es gibt, und nicht wieder auf "ist dabei" reinfallen.
Ich werde berichten.